Hợp pháp hóa lãnh sự Tây Ban Nha: cụ thể chi tiết nhất

Hợp pháp hóa là một hành vi hành chính thông qua đó một tài liệu công nước ngoài được xác nhận, xác minh tính xác thực của chữ ký trên tài liệu, năng lực của người ký tài liệu đó và, nếu có, danh tính của con dấu trên tài liệu đó. Việc hợp pháp hóa chỉ giới hạn ở việc công nhận và công nhận chữ ký và do đó không chứng nhận nội dung hoặc đích đến tiếp theo của tài liệu.

Theo nguyên tắc chung, tất cả các giấy tờ công của nước ngoài phải được hợp pháp hóa để có hiệu lực ở Tây Ban Nha và tất cả các giấy tờ công của Tây Ban Nha phải được hợp pháp hóa để có giá trị ở nước ngoài. Tuy nhiên, một số thỏa thuận quốc tế nhất định đơn giản hóa thủ tục hợp pháp hóa và thậm chí miễn trừ một số tài liệu khỏi yêu cầu hợp pháp hóa.

1. Giấy tờ công được miễn nghĩa vụ hợp pháp hóa lãnh sự

Các quy định của Liên minh Châu Âu nêu chi tiết một số giấy tờ công do cơ quan có thẩm quyền của một Quốc gia Thành viên cấp được miễn mọi hình thức hợp pháp hóa và các thủ tục tương tự (apostille) khi xuất trình cho cơ quan có thẩm quyền của Quốc gia Thành viên EU khác:

Các tài liệu do cơ quan hoặc quan chức có liên quan đến tòa án của một Quốc gia Thành viên cấp, bao gồm cả các tài liệu do Văn phòng Công tố viên hoặc thư ký tòa án, viên chức hoặc thừa phát lại ( “huissier de Justice”) ban hành.
Văn bản hành chính.
Dụng cụ công chứng.
Các chứng nhận chính thức đã được đặt trên các tài liệu riêng tư , chẳng hạn như các mục đăng ký, xác minh tính chính xác của ngày tháng và xác thực chữ ký.
Các tài liệu do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của một Quốc gia Thành viên cấp khi thực hiện nhiệm vụ của mình trên lãnh thổ của bất kỳ Quốc gia nào với tư cách chính thức, trong đó các tài liệu đó sẽ được xuất trình trên lãnh thổ của một Quốc gia Thành viên khác hoặc cho các cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự của một Quốc gia Thành viên khác thực hiện nghĩa vụ của họ trên lãnh thổ của nước thứ ba.

Công ước Athens năm 1977 của Ủy ban quốc tế về hộ tịch quy định chi tiết các tài liệu mà mỗi Quốc gia thành viên Công ước chấp nhận mà không cần hợp pháp hóa hoặc hình thức tương đương, miễn là chúng được ghi ngày tháng, ký tên và, nếu thích hợp, được đóng dấu bởi cơ quan ban hành của Quốc gia ký kết khác:

Giấy tờ liên quan đến hộ tịch, năng lực, hoàn cảnh gia đình của cá nhân, quốc tịch, nơi cư trú hoặc nơi cư trú , bất kể mục đích dự định của họ.
Các tài liệu khác được soạn thảo để cử hành hôn lễ hoặc để chính thức hóa giấy tờ hộ tịch chính thức.

Công ước Vienna năm 1976 của Ủy ban quốc tế về hộ tịch quy định rằng các chứng nhận đa ngôn ngữ về hồ sơ hộ tịch được lập theo các mẫu đính kèm với Công ước sẽ được chấp nhận mà không cần hợp pháp hóa hoặc các thủ tục tương đương trên lãnh thổ của các Quốc gia ký kết Công ước.

Công ước Châu Âu Luân Đôn năm 1968 bãi bỏ việc hợp pháp hóa các tài liệu do cơ quan ngoại giao và lãnh sự của các Quốc gia ký kết Công ước soạn thảo .

Cuối cùng, trao đổi thư Madrid năm 1984 bãi bỏ việc hợp pháp hóa giấy chứng nhận đăng ký dân sự của Tây Ban Nha và Nga, giấy chứng nhận này sẽ được chấp nhận lẫn nhau mà không cần hợp pháp hóa.

2. Apostille cho giấy tờ công

Apostille La Hay là một thủ tục đơn giản hóa việc hợp pháp hóa giấy tờ công. Nó bao gồm việc đóng một con tem và chữ ký duy nhất trên tài liệu.

Nó có giá trị đối với các Quốc gia ký kết Công ước Apostille La Hay 1961 . Các giấy tờ lãnh sự do đại sứ quán và lãnh sự quán nước ngoài ở Tây Ban Nha cấp và các giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại hoặc hải quan không thuộc phạm vi áp dụng của Công ước.

Ở Tây Ban Nha, Phòng Hợp pháp hóa của Bộ Tổng thống, Tư pháp và Quan hệ với Quốc hội chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục này. Bạn có thể kiểm tra các cơ quan có thẩm quyền của các Quốc gia ký kết Công ước khác trên trang web của Hội nghị La Hay về Luật tư nhân quốc tế .

Apostille La Hay không có thời hạn sử dụng. Tuy nhiên, nếu tài liệu được ban hành có giá trị hạn chế thì việc hợp pháp hóa cũng vậy.

3. Hợp pháp hóa giấy tờ công

Trong mọi trường hợp không thuộc bất kỳ trường hợp nào nêu trên (do đó không phải là Quốc gia thành viên của bất kỳ công ước nào hoặc vì tài liệu đó là tài liệu nằm ngoài phạm vi áp dụng của các công ước) thì phải thực hiện việc hợp pháp hóa tiêu chuẩn. Hợp pháp hóa không có thời hạn sử dụng. Tuy nhiên, nếu tài liệu được ban hành có giá trị hạn chế thì việc hợp pháp hóa cũng vậy.

Cần phải phân biệt giữa việc hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài và việc hợp pháp hóa giấy tờ tiếng Tây Ban Nha.

a) Hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài

Giấy tờ công nước ngoài có thể được hợp pháp hóa thông qua các kênh ngoại giao, hoặc ở nước ngoài (bởi Cơ quan lãnh sự Tây Ban Nha ở nước ngoài) hoặc ở Tây Ban Nha (bởi Bộ Ngoại giao, Liên minh và Hợp tác Châu Âu).

Hợp pháp hóa ở nước ngoài. Thủ tục phải tuân theo bao gồm hai thủ tục riêng biệt:

Thứ nhất, cần phải hợp pháp hóa lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao nước ngoài cấp giấy tờ.
Sau đó, phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Cơ quan lãnh sự Tây Ban Nha tại quốc gia đó. Một khoản phí được tính cho thủ tục sau.

Có một số tài liệu được hợp pháp hóa theo các thủ tục cụ thể:

Giấy chứng nhận đăng ký dân sự. Bạn có thể chọn làm theo thủ tục được mô tả ở trên hoặc nộp đơn xin hợp pháp hóa tại Cơ quan lãnh sự của quốc gia cấp giấy tờ ở Tây Ban Nha. Trong trường hợp cuối cùng này, cần thực hiện các bước sau:

Thứ nhất, cần phải hợp pháp hóa lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao nước ngoài cấp giấy tờ.
Sau đó, tài liệu này phải được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Cơ quan lãnh sự của nước cấp ở Tây Ban Nha.
Cuối cùng, cần phải hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh và Hợp tác Châu Âu.

Chứng chỉ sử dụng cuối (CUD hoặc EUC “ chứng chỉ người dùng cuối "). Đối với các tài liệu nước ngoài liên quan đến giao dịch quân sự về quốc phòng hoặc tài liệu có công dụng kép (có thể được sử dụng cho cả quân sự và dân sự), có thể tuân theo các quy trình tương tự như đối với Dân dụng Giấy chứng nhận đăng ký, đặc biệt thủ tục hợp pháp hóa phải được thực hiện bởi quan chức ngoại giao có chữ ký đã đăng ký với Dịch vụ hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh và Hợp tác Châu Âu.
Giấy chứng nhận di cư được trả lại. Bất kỳ công việc nào được thực hiện ở nước ngoài, dù là làm thuê hay tự kinh doanh, và thời gian làm việc đó phải được chứng minh bằng hợp đồng lao động, phiếu lương hoặc đóng góp an sinh xã hội và/hoặc giấy chứng nhận việc làm từ công ty nơi công việc được thực hiện, phải hiển thị khoảng thời gian dịch vụ được cung cấp. Về nguyên tắc, việc khai báo các loại giấy tờ này được thực hiện theo một trong các hình thức sau:

Cơ quan Tư vấn Lao động, Di cư và An sinh xã hội Tây Ban Nha của quốc gia nơi hoạt động công việc được thực hiện phải chứng nhận nội dung của nó.
Trong trường hợp không có Cơ quan Tư vấn Lao động, Di cư và An sinh xã hội hoặc cơ quan tương đương ở nước ngoài thì giấy tờ công phải được hợp pháp hóa. Việc hợp pháp hóa này được thực hiện tại Cơ quan lãnh sự Tây Ban Nha;
Khi trở về từ một quốc gia tham gia Công ước La Hay, giấy tờ công phải được cấp Apostille.

Tuy nhiên, sẽ không cần thiết phải xử lý chứng thực, hợp pháp hóa hoặc tông đồ khi giấy tờ việc làm có mã xác minh an toàn cho phép công nhận tính xác thực và tính toàn vẹn của chúng.

Tương tự như vậy, các bên quan tâm có thể gửi các tài liệu nước ngoài tư nhân cho cơ quan có thẩm quyền ở Tây Ban Nha, cùng với bản dịch thích hợp, nếu có, mà không cần yêu cầu công chứng, hợp pháp hóa hoặc apostille để có được hiệu lực đầy đủ và giá trị bằng chứng. Do đó, tính chất riêng tư của các tài liệu sẽ không phải là lý do để từ chối chấp nhận chúng. Giấy tờ tư sẽ được đánh giá theo phán đoán đúng đắn chứ không phải mang tính chất của giấy tờ công.

Hợp pháp hóa ở Tây Ban Nha. Các giấy tờ lãnh sự nước ngoài do Đại sứ quán và Lãnh sự quán nước ngoài công nhận ở Tây Ban Nha cấp phải được hợp pháp hóa tại Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác. Hợp pháp hóa thông qua Dịch vụ này luôn miễn phí. Các tài liệu lãnh sự phổ biến nhất là:
Giấy chứng nhận sự tồn tại và giấy chứng nhận tình trạng hôn nhân.
Giấy chứng nhận hạnh kiểm tốt.
Giấy chứng nhận đăng ký cư trú và/hoặc lãnh sự.
Giấy chứng nhận quốc tịch.
Lời tuyên thệ.
Giấy chứng nhận giải thích luật pháp địa phương.
Giấy chứng nhận chưa nhận được trợ cấp hoặc trợ cấp công, cùng nhiều giấy tờ khác.

b) Hợp pháp hóa giấy tờ công của Tây Ban Nha

Giấy tờ công của Tây Ban Nha có thể được hợp pháp hóa thông qua các kênh ngoại giao, ở Tây Ban Nha hoặc ở nước ngoài.

Hợp pháp hóa ở Tây Ban Nha. Việc hợp pháp hóa giấy tờ công của Tây Ban Nha khác nhau tùy thuộc vào cơ quan cấp và tính chất của giấy tờ. Tùy thuộc vào tài liệu được đề cập, phải tuân theo các bước sau theo thứ tự được mô tả:
Các văn bản khác do Tổng cục Quản lý Nhà nước ban hành:

Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.
Cuối cùng, việc hợp pháp hóa phải được thực hiện bởi Văn phòng Lãnh sự nước ngoài tương ứng được công nhận ở Tây Ban Nha.

Các văn bản do Cộng đồng tự trị ban hành:
Hợp pháp hóa bởi Đơn vị Hợp pháp hóa của Chính quyền khu vực tương ứng .
Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.
Cuối cùng, việc hợp pháp hóa phải được thực hiện bởi Văn phòng Lãnh sự nước ngoài tương ứng được công nhận ở Tây Ban Nha.

Văn bản do Chính quyền địa phương (Hội đồng thành phố, Hội đồng tỉnh, Hội đồng đảo, Hiệp hội huyện và các loại cơ quan khác của địa phương ban hành):Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Chính sách Lãnh thổ và Ký ức Dân chủ, ngoại trừ trường hợp tài liệu của Hội đồng Thành phố Madrid, có thể được hợp pháp hóa trực tiếp tại Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.
Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.
Cuối cùng, việc hợp pháp hóa phải được thực hiện bởi Văn phòng Lãnh sự nước ngoài tương ứng được công nhận ở Tây Ban Nha.

Tài liệu được công chứng (chứng thư, văn kiện, chứng thực, chứng thực, chứng nhận và nói chung, tất cả những tài liệu mà công chứng viên chịu trách nhiệm chứng thực):

Hợp pháp hóa bởi Hiệp hội công chứng viên .
Hợp pháp hóa bởi Bộ phận Hợp pháp hóa của Bộ Tổng thống, Tư pháp và Quan hệ với Quốc hội.
Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.
Cuối cùng, việc hợp pháp hóa phải được thực hiện bởi Văn phòng Lãnh sự nước ngoài tương ứng được công nhận ở Tây Ban Nha.

Giấy tờ tư pháp (giấy khai sinh, kết hôn hoặc khai tử; giấy chứng nhận năng lực hôn nhân, giấy chứng nhận tồn tại hoặc tình trạng hôn nhân và các phán quyết khác của tòa án):

Hợp pháp hóa bởi Tòa án Tư pháp Tối cao của Chính quyền khu vực tương ứng.

Hợp pháp hóa bởi Bộ phận Hợp pháp hóa của Bộ Tổng thống, Tư pháp và Quan hệ với Quốc hội.

Hợp pháp hóa bởi Dịch vụ Hợp pháp hóa của Bộ Ngoại giao, Liên minh Châu Âu và Hợp tác.