Nếu muốn sử dụng giấy tờ, hồ sơ được cấp từ Việt Nam để sử dụng ở Trung Quốc, thì bạn cần phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Trung Quốc. Ngược lại đối với hồ sơ được cấp bởi cơ quan nhà nước Trung Quốc, khi muốn sử dụng ở nước ta cũng cần phải được chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự. Để hiểu rõ hơn về các thủ tục xin cấp phép hợp pháp hóa lãnh sự, chúng ta hãy cùng tham khảo các thông tin được cung cấp trong bài viết này.
Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự hồ sơ Trung Quốc
Đầu tiên, để hình dung được quy trình và thủ tục hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự, bạn cần phải nắm rõ được khái niệm của chúng. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Chứng nhận lãnh sự là như thế nào? Chứng nhận lãnh sự là công việc kiểm tra, đối chiếu và xác thực các con dấu, chữ ký hoặc chức danh trên tài liệu được cấp bởi cơ quan Trung Quốc là chính xác. Công việc này sẽ do các cơ quan thẩm quyền Nhà nước Việt Nam đảm nhận và chịu trách nhiệm. Giấy tờ sau khi chứng nhận lãnh sự sẽ dùng được ở Việt Nam.
Hợp pháp hóa lãnh sự sẽ ngược lại hoàn toàn với chứng nhận lãnh sự. Nếu chứng nhận lãnh sự áp dụng cho giấy tờ nước ngoài thì hợp pháp hóa lại bắt buộc đối với tài liệu Việt Nam khi muốn sử dụng ở nước ngoài. Giấy tờ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được Bộ ngoại giao xác nhận các con dấu, chữ ký và chức danh trên đó là chính xác.
Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự hồ sơ Trung Quốc
Các loại giấy tờ được miễn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc
Hiện nay có một số loại giấy tờ sau đây sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc:
- Miễn hợp pháp hóa lãnh sự cho các loại giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới cấp. Theo khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
- Các loại giấy tờ thuộc hôn nhân gia đình, thương mại, lao động, hình sự được các cơ quan có thẩm quyền của Trung Quốc hay Việt Nam xác nhận, ký, đóng dấu sẽ được miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh. Đây chính là hiệp định tương trợ tư pháp đã được ký kết năm 1998 nếu giấy tờ được sử dụng với mục đích tương trợ tư pháp.
- Các loại giấy tờ thuộc thẩm các viên chức lãnh thuộc cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp sẽ được miễn chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa.
Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc tại đâu?
Các loại giấy tờ được cấp bởi Trung Quốc chỉ có thể hợp pháp hóa lãnh sự tại Trung Quốc. Còn giấy tờ của Việt Nam vừa có thể làm hợp pháp hóa tại Việt Nam vừa có thể làm tại Đại sứ quán Việt Nam ởTrung Quốc.
Tại Việt Nam muốn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc sẽ được thực hiện tại hai cơ quan ngoại giao có thẩm quyền sau:
- Cục lãnh sự Bộ ngoại giao có địa chỉ tại 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại vụ TPHCM tại địa chỉ 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Còn tại Trung Quốc sẽ phải thực hiện tại Đại sứ quán Việt Nam đặt tại Trung Quốc. Có địa chỉ 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.
Thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc tại đâu?
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Trung Quốc mất bao nhiêu lâu?
Thời gian để tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự đại sứ quán Trung Quốc là buổi sáng các ngày làm việc từ 8:30 đến 11:00 và thời gian hoàn thành như sau:
- 4 ngày làm việc tính từ khi tiếp nhận hồ sơ với yêu cầu làm thông thường.
- 2 đến 3 ngày làm việc tính từ khi tiếp nhận hồ sơ với yêu cầu làm nhanh.
- Hoàn thành ngay trong ngày nếu yêu cầu thực hiện gấp.
Trên đây là thời gian xử lý thông thường trong các trường hợp thông thường, nhưng đối với một số giấy tờ sẽ đòi hỏi thời gian dài hơn. Khi này người cần hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Trung Quốc phải chờ thông báo từ đại sứ quán.
Thủ tục xin hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Trung Quốc
Theo thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự Trung Quốc, các giấy tờ, văn bản, tài liệu do Nhà nước Trung Hoa cấp không thuộc danh sách miễn hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ta. Chính vì thế, các giấy tờ trên nếu muốn sử dụng tại Việt Nam thì bắt buộc trước đó phải được Bộ ngoại giao Trung Quốc chứng nhận và Đại sứ quán Việt Nam hợp pháp hóa lãnh sự.
Quy trình và cách thức đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự Trung Quốc:
- Bước 1: Xin giấy chứng nhận lãnh sự từ Bộ ngoại giao Trung Quốc.
- Bước 2: Gửi hồ sơ đến Đại sứ quán Việt Nam tại Trung Quốc để đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự. Đại sứ quán có địa chỉ tại số No 32 Phố Guanghua, Quận Triều Dương, Bắc Kinh, Trung Quốc.
- Bước 3: Hồ sơ sẽ được xét duyệt và tiếp nhận. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được nhân viên tại Đại sứ quán gửi giấy hẹn lên lấy hồ sơ.
Dịch vụ chứng nhận / hợp pháp hoá lãnh sự tại đại sứ quán Trung Quốc
Hồ sơ cần chuẩn bị cụ thể
Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự hồ sơ Trung Quốc bao gồm các giấy tờ sau:
- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Bản gốc giấy tờ cá nhân như CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu hoặc các giấy tờ có thể thay thế hộ chiếu. Trong trường hợp gửi hồ sơ bằng đường bưu điện, không cần phải gửi bản gốc các loại giấy tờ trên, bạn chỉ cần gửi bản chụp hoặc bản scan hình ảnh của chúng.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao Trung Quốc).
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ khi được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
- Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.
- Một phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).
- Bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp một bản chụp giấy tờ, tài liệu này nếu được yêu cầu.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Lệ phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự
Đối với các thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ dân sự sẽ có lệ phí niêm yết là 20$/bản. Đối với các thủ tục chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ thương mại, lệ phí niêm yết là 40$/bản.
Phí dịch vụ yêu cầu làm nhanh sẽ tăng thêm 25$/bản. Phí dịch vụ yêu cầu làm gấp sẽ tăng thêm 37$/bản.
Những điều bạn cần lưu ý khi tự xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
Khi tự mình xin đề nghị chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, bạn sẽ gặp không ít khó khăn, trở ngại. Bởi lẽ là người ngoài ngành, bạn sẽ không rành về các thủ tục hành chính. Dẫn đến việc có nhiều thiếu sót trong khâu chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ không hợp lệ, dịch thuật công chứng không đầy đủ,... Từ đó, rủi ro bị từ chối hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự sẽ tăng cao. Bạn sẽ tốn nhiều công sức, thời gian và tiền bạn, nhưng lại không nhận được kết quả như mong muốn.
Vậy nên, nếu đã không am hiểu và hoạt động trong lĩnh vực công chứng, thì tốt nhất bạn nên nhờ đến sự tư vấn, hỗ trợ của các đơn vị tư nhân bên ngoài. Đơn vị dịch vụ sau khi tiếp nhận hồ sơ của bạn gửi, sẽ nhanh chóng tiến hành kiểm tra chi tiết từng giấy tờ. Điều này đảm bảo cho hồ sơ của bạn sẽ không gặp rắc rối khi người tiếp nhận kiểm tra. Giấy tờ sẽ được chứng nhận lãnh sự nhanh chóng hơn. Thời gian trao trả lại hồ sơ đã chứng nhận sẽ ngay và luôn trong ngày.
Những điều bạn cần lưu ý khi tự xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự
Để biết thêm chi tiết, khách hàng có thể liên hệ với nhân viên tư vấn của Chúc Vinh Quý thông qua số Hotline hoặc đến trực tiếp văn phòng công ty tại:
Công ty TNHH Chúc Vinh Quý
ĐT: 0916187189 – 0969162538
Email: hopphaphoacvq@gmail.com
Địa chỉ: số 61 phố Nguyễn Ngọc Doãn, phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội.
