Quá trình Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ/tài liệu với nhiều thuật ngữ đa dạng được dùng để đề cập đến việc cấp chứng nhận từ một Quốc gia một giấy tờ nào đó được chấp nhận ở một Quốc gia khác. Bạn có thể được hỏi về việc Giấy tờ của bạn cần được dịch thuật, công chứng, chứng thực, hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự hay yêu cầu phát hành chứng nhận Apostille.
Điều này có thể gây khó hiểu vì các cơ quan chức năng hoặc nơi tiếp nhận hồ sơ có thể sử dụng các thuật ngữ khác nhau, hoặc sử dụng thuật ngữ này thường xuyên hơn các thuật ngữ khác, để đề cập đến cùng một quá trình. Vì vậy chúng ta có thể thắc mắc rằng Apostille và Legalization có gì khác nhau.
Dưới đây sẽ phân tích những điểm tương đồng và khác nhau giữa những thuật ngữ dễ gây nhầm lẫn mà chúng thường được sử dụng khi chúng ta yêu cầu trình ra các giấy tờ/tài liệu cần được sử dụng ở Quốc gia khác.
Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là gì?
Thuật ngữ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ (Legalization) đề cập đến tài liệu/giấy tờ được phát hành phải được dán tem hoặc dấu xác nhận con dấu chữ ký trên tài liệu/giấy tờ là chính xác để được chấp nhận ở một quốc gia khác. Như trên Apostille sẽ được phát hành tại một quốc gia thành viên thì sẽ được chấp nhận tại quốc gia khác cũng là thành viên của Công ước. Tuy nhiên, khi giấy tờ/ tài liệu cần được sử dụng tại các quốc gia không phải là thành viên của Công ước Apostille, thì bước hợp pháp hóa tiếp theo sẽ được yêu cầu. Trong trường hợp này, các tài liệu/ giấy tờ được yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự tại sứ quán/cơ quan ngoại giao của nước sử dụng giấy tờ.
Ví dụ, giấy tờ của Peru cần được sử dụng tại Đài Loan thì sau khi được chứng nhận Apostille bởi Peru, giấy tờ/tài liệu này vẫn phải được được hợp pháp hóa lãnh sự bởi Phòng kinh tế văn hóa Đài Bắc ở Peru. Và tem mà Đại sứ quán phát hành chúng thường gọi là Chứng nhận lãnh sự.
Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là gì?
Apostille là gì?
Với mong muốn xoá bỏ yêu cầu hợp pháp hoá ngoại giao hoặc lãnh sự đối với các giấy tờ công của nước ngoài. Đã quyết định ký Công ước này.
Các giấy tờ công (cơ quan có thẩm quyền của nhà nước lập giấy tờ cấp) được lập trên lãnh thổ của Nước ký kết Hiệp ước và phải trình trên lãnh thổ của Nước cùng ký kết khác.
Các giấy tờ công được hiểu như sau:
- a) Giấy tờ được lập bởi cơ quan hoặc viên chức có mối liên hệ với toà án hoặc cơ quan tài phán quốc gia, bao gồm các giấy tờ được lập bởi công tố viên, thư ký toà án, hoặc thừa phát lại (“huissier de justice”)
- b) Giấy tờ hành chính
- c) Văn bản công chứng
- d) Chứng nhận chính thức trên giấy tờ được ký với tư cách cá nhân như chứng nhận chính thức ghi nhận việc đăng ký một giấy tờ hoặc ghi nhận một sự việc diễn ra vào một ngày nhất định và chứng nhận chính thức hoặc công chứng chữ ký.
- Tuy nhiên, Công ước không áp dụng đối với:
- a) Giấy tờ được lập bởi viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự
- b) Giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại or hải quan.
Apostille là gì?
Lợi ích từ chứng nhận Apostille
Với chứng nhận Apostille sẽ giúp cho các quốc gia có nằm trong công ước Apostille có thể rút gọn một cách tối đa quy trình thực hiện chứng nhận, hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu. Giúp cho những tổ chức hay cá nhân có nhu cầu sử dụng giấy tờ quan trọng trong nước ở nước ngoài.
Chính vì vậy, sẽ tạo ra môi trường thuận lợi cho các giao dịch từ dân sự, thương mại, lao động đến đầu tư. Đẩy mạnh sự phát triển của những nước thành viên một cách mạnh mẽ hơn rất nhiều.
Phân biệt chính xác Apostille và Legalization
Để bất kỳ một loại giấy tờ của quốc gia nào đó có thể sử dụng tại nước khác cần phải thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization). Nhưng với các quốc gia đã ký kết Apostille thì công việc này đã được xóa bỏ hoàn toàn.
Tất cả những loại giấy tờ được chứng nhận Apostille sẽ được chấp nhận tại các quốc gia thành viên của công ước LaHay mà không cần trải qua bất kỳ một quá trình hợp pháp hóa lãnh sự nào. Nên sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian vào công sức để thực hiện công việc đó.
Tất nhiên rằng các loại giấy tờ hay tài liệu đã có Apostille muốn sử dụng tại quốc gia không phải thành viên của công ước LaHay vẫn phải trải qua các công đoạn hợp pháp hóa lãnh sự. Mọi bước từ yêu cầu đến tiếp nhận đều được thực hiện tại Đại sứ quán hay cơ quan có thẩm quyền của nước có thẩm quyền.
Điểm tương đồng của Apostille và Legalization là đều phải trải qua các bước chứng nhận lãnh sự nhằm đảm bảo các thông tin có liên quan trên giấy tờ là chính xác. Chứ không phải cứ cầm tài liệu sang nước thành viên hiệp ước LaHay là sử dụng được.
Điểm khác biệt ở đây là Apostille chỉ có thể sử dụng tại quốc gia là thành viên của hiệp ước LaHay. Còn Legalization dùng được tại tất cả các đất nước trên thế giới chấp chận giấy tờ nước ngoài.
Apostille chỉ cần thông qua một bước chứng nhận duy nhất của cơ quan có thẩm quyền là đã có thể sử dụng ở nhiều quốc gia khác. Nhưng Legalization cần phải trải qua sự chứng nhận của Đại sứ quán cả hai nước có liên quan.
Phân biệt chính xác Apostille và Legalization
Danh sách đầy đủ về các nước thành viên của công ước LaHay (Hague/ Apostile) được đề cập tại đây.
Trong rất nhiều trường hợp, Hợp Pháp Hoá Lãnh Sự Chúc Vinh Quý hỗ trợ việc chứng nhận lãnh sự cho rất nhiều giấy tờ từ Việt Nam hoặc đến từ các nước khác.
Hãy gọi +84 916187189 hoặc email về địa chỉ hopphaphoacvq@gmail.com để được tư vấn trực tiếp.
