Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam không hề đơn giản. Chính vì thế, trước khi thực hiện đề nghị thủ tục này, bạn cần phải hiểu rõ và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Vậy các giấy tờ, văn bản được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam cần phải được chuẩn bị ra sao? Quy trình thực hiện như thế nào? Bạn có thể tìm hiểu qua các thông tin trong bài viết này.

Tổng quan về hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ

Theo các tổng hợp thông tin về hợp pháp lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, cả hai thủ tục này đều bắt buộc phải được thực hiện khi bạn muốn sử dụng giấy tờ đó ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục do cơ quan có trách nhiệm xác thực con dấu, chữ ký hoặc chức danh trong hồ sơ được đề nghị là chính xác.

Quy trình đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải được tuân thủ theo các bước đúng trình tự. Đầu tiên, người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và hồ sơ. Sau đó gửi lên Bộ ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được Bộ ngoại giao ủy quyền. Thời gian giải quyết sẽ diễn ra trong vòng 1 ngày kể từ khi cơ quan Nhà nước tiếp nhận hồ sơ của bạn.

Cơ quan thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Nhật Bản

Vậy nếu như muốn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, cơ quan chức năng nào sẽ có thẩm quyền quyết định và chứng thực? Đối với các giấy tờ, tài liệu, văn bản được cấp bởi nước Nhật, nếu muốn sử dụng tại Việt Nam cần phải hợp pháp hóa lãnh sự. Vì các văn bản này không thuộc diện được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Đầu tiên, người đề nghị cần phải đem giấy tờ lên Cục Lãnh sự - Bộ ngoại giao Nhật Bản để xin chứng nhận lãnh sự. Sau đó, tiếp tục gửi hồ sơ này đến phòng lãnh sự - Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật để tiến hành hợp pháp hóa giấy tờ. Trước đó, những tài liệu này cần được dịch thuật sang tiếng Anh hoặc tiếng Việt.

Quy trình hợp pháp hóa giấy tờ của Nhật Bản tại Việt Nam

Thẩm quyền cấp phép hợp pháp lãnh sự cho giấy tờ và tài liệu thuộc Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam và cục lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cần chuẩn bị 

Hồ sơ bao gồm:

• Một tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu có sẵn được ban hành theo thông tư của Bộ ngoại giao. 
• Bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: chứng minh thư nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu còn hiệu lực. 
• Các giấy tờ, tài liệu được đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan được ủy quyền có chức năng của Nhật Bản cấp giấy chứng nhận. 
• Một bản dịch giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa để sử dụng tại Việt Nam sang tiếng Anh hoặc tiếng Việt, nếu tài liệu chưa được lập bằng các ngôn ngữ trên. 
• Một bản chụp lại giấy tờ, tài liệu cần được hợp pháp hóa để lưu giữ tại Bộ Ngoại giao. Trong trường hợp cần kiểm tra tính chính xác của giấy tờ, tài liệu đang cần được hợp pháp hóa để sử dụng tại Việt Nam, người tiếp nhận hồ sơ có quyền yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự xuất trình những bằng chứng có liên quan để xác thực.

Bản chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

Lệ phí, quy định mức thu phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30.000 vnđ mỗi lần cấp. Nếu yêu cầu thêm cả bản sao của giấy tờ và tài liệu thì thêm 5000 đồng mỗi lần. Điều này đã được quy định trong điều 5 thông tư 157/2016/TT-BTC.

Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Một số giấy tờ, tài liệu không cần phải thực hiện quy định về hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm có:

• Các loại giấy tờ, tài liệu theo Điều ước quốc tế do Việt Nam và các nước có liên quan đều là thành viên sẽ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy tắc có đi có lại. 
• Các giấy tờ, tài liệu được chuyển trực tiếp hoặc chuyển qua đường ngoại giao giữa hai cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
• Các giấy tờ, tài liệu đã có trong quy định của pháp luật Việt Nam về việc miễn bỏ hợp pháp hóa lãnh sự.
• Các giấy tờ, tài liệu do cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hay của nước ngoài không yêu cầu phải có sự hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và nước đó. 

Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Những giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm: 

• Các giấy tờ, tài liệu đã bị sửa chữa, tẩy xóa sẽ không được đính chính theo quy định của pháp luật
• Các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn với nhau
• Các giấy tờ, tài liệu sai sự thật, giả mạo, hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền so với quy định của pháp luật đã quy định
• Các giấy tờ, tài liệu có chữ kỳ và con dấu không phải là chữ ký và con dấu gốc
• Các giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam

Chứng nhận đại sứ quán Nhật Bản

Hồ sơ giấy tờ xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Nhật Bản, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

- Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.

- Bản gốc giấy tờ cá nhân như CMND, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu hoặc các giấy tờ có thể thay thế hộ chiếu. Trong trường hợp gửi hồ sơ bằng đường bưu điện, không cần phải gửi bản gốc các loại giấy tờ trên, bạn chỉ cần gửi bản chụp hoặc bản scan hình ảnh của chúng.

- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự (đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao Nhật Bản).

- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự.

- Bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh, trừ khi được lập bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

- Bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu để lưu hồ sơ.

- Một phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu gửi trả qua đường bưu điện).

Bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp một bản chụp giấy tờ, tài liệu này nếu được yêu cầu.

Những loại giấy tờ không hợp lệ xin chứng nhận

1/ Tài liệu, giấy tờ không hợp pháp hóa lãnh sự vì có tẩy xóa.

2/ Tài liệu không được thẩm quyền vì có các chi tiết mâu thuẫn.

3/ Giấy tờ có dấu, chữ ký không phải là bản gốc.

4/ Tài liệu giả mạo, chứng nhận sai thẩm quyền.

Lý do nên thuê dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Chúc Vinh Quý

Nếu bạn đang phân vân trong việc chọn lựa đơn vị tư nhân chuyên nhận hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, thì Chúc Vinh Quý chính là gợi ý dành cho bạn. Chúc Vinh Quý cam kết luôn hoàn trả lại hồ sơ đã được chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự trong thời gian nhanh nhất. Thậm chí bạn có thể nhận ngay trong ngày. Đội ngũ nhân viên tư vấn và công chứng viên của chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu và giải đáp tất cả các thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, không chỉ hỗ trợ về các thủ tục chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự, Chúc Vinh Quý còn nhận dịch thuật công chứng tài liệu đa chuyên ngành, đa ngôn ngữ, nhận tư vấn các vấn đề liên quan đến pháp luật,...

Chứng nhận lãnh sự bằng lái xe do Nhật Bản cấp

Để biết thêm chi tiết, khách hàng có thể liên hệ với nhân viên tư vấn của Chúc Vinh Quý.