Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc hiện đang là một vấn đề được nhiều người quan tâm. Bởi lẽ, Hàn Quốc là một trong những quốc gia mà nhiều người Việt chọn lựa khi đi du học hoặc xuất khẩu lao động. Những thông tin trong bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn các thủ tục và quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại xứ sở kim chi.

Tìm hiểu chung về hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ

Đầu tiên, trước khi tìm hiểu các thông tin khác, bạn cần phải nắm rõ được hợp pháp hóa lãnh sự là gì. Theo thông tin về hợp pháp lãnh sự, chứng nhận lãnh sự trong Nghị định Chính phủ số 111/2011/NĐ-CP, hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính được Nhà Nước chỉ định Bộ ngoại giao chịu trách nhiệm xác thực. Bộ ngoại giao sẽ có nhiệm vụ rà soát, kiểm tra và chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu từ nước ngoài là thật, không phải giả mạo. 

Sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự, những giấy tờ, tài liệu trên đã được chính thức công nhận có giá trị về mặt pháp lý. Bạn có thể sử dụng chúng cho các giao dịch ở Việt Nam có liên quan đến pháp luật. Tương tự, đối với một số giấy tờ, văn bản từ Việt Nam nếu muốn sử dụng tại nước ngoài cũng phải được hợp pháp hóa lãnh sự ở quốc gia đó.

Hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Việt Nam

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc đối với hồ sơ được Nhà nước Việt Nam cấp bạn có thể tham khảo qua các thông tin về hợp pháp lãnh sự, chứng nhận lãnh sự. Quy trình bao gồm các bước sau:

- Đầu tiên, bạn cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự.

- Sau đó, bạn dịch thuật công chứng giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự bằng tiếng Hàn hoặc tiếng Anh tại các phòng công chứng Nhà nước.

- Kế tiếp, bạn xin tem và dấu hợp pháp hóa lãnh sự. Hồ sơ bao gồm tờ khai, bản gốc hợp pháp hóa, bản dịch có công chứng giấy tờ hợp thức hóa, photo bản dịch có công chứng. Có 2 địa điểm xin tem và con dấu hợp pháp hóa lãnh sự. Một là Cục lãnh sự - Bộ ngoại giao Việt Nam tại Hà Nội số 40 Trần Phú, Q.Ba Đình, Hà Nội. Hai là Sở Ngoại Vụ Thành Phố HCM – Bộ Ngoại giao Việt Nam tại TP.HCM có địa chỉ số 6 Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh.

- Cuối cùng, sau khi hồ sơ đã được duyệt và hợp pháp hóa lãnh sự, bạn tiếp tục gửi hồ sơ đến Phòng lãnh sự - Đại sứ quán Hàn Quốc xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội có địa chỉ tại Lô SQ4 Khu Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam. Hoặc Tổng Lãnh sự quán Hàn Quốc tại TP.HCM số 107 Nguyễn Du, Quận 1, Phường Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh.

Mẫu tem hợp pháp hoá cục lãnh sự Việt Nam

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc

Đối với các tài liệu, văn bản, giấy tờ được cấp bởi chính quyền Nhà nước Hàn Quốc thì phải xử lý và hợp pháp hóa lãnh sự tại Hàn Quốc. Đây là điều kiện BẮT BUỘC đối với những hồ sơ và giấy tờ này khi muốn sử dụng tại Việt Nam. Trong trường hợp này, Đại sứ quán Hàn Quốc có trụ sở tại Việt Nam cũng không có quyền hạn xử lý và giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc khi muốn sử dụng tại Việt Nam:

- Những hồ sơ do bên đại diện Hàn Quốc cấp cần phải được dịch thuật công chứng chữ ký, chức danh, con dấu tại văn phòng công chứng ở Hàn Quốc.

- Hồ sơ sau khi công chứng dịch thuật cần được tiến hành xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Bộ ngoại giao Hàn Quốc. Sau đó mới tiếp tục xin hợp pháp hóa lãnh sự ở Đại sứ quán Việt Nam đặt tại Hàn. 

- Hoàn tất thủ tục trên, các giấy tờ, văn bản, tài liệu trong hồ sơ đã có thể sử dụng cho các giao dịch ở Việt Nam.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc

Trình tự thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc các loại giấy tờ để sử dụng tại Việt Nam

Đại sứ quán Hàn Quốc đặt tại Việt Nam không có thẩm quyền trong việc giải quyết các giấy tờ được cấp tại Hàn Quốc. Chính vì vậy, công việc này cần được làm trực tiếp tại Hàn Quốc với các bước như sau.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Bộ hồ sơ làm hợp pháp giấy tờ lãnh sự hóa các loại giấy tờ được cấp tại Hàn Quốc gồm có:

• 1 tờ khai theo mẫu LS/HPH-2012/TK chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự.
• Nếu nộp hồ sơ trực tiếp cần mang theo căn cước công dân, hộ chiếu hay nộp hồ sơ theo đường bưu điện cần bổ sung bản photo hộ chiếu hoặc căn cước công dân.
• Mang theo thẻ đăng ký người nước ngoài (Alien Registration Card) bản gốc và photo.
• Bản gốc và một bản photo đen trắng giấy đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự đã được đính tem chứng nhận của bộ ngoại giao Hàn Quốc.
• Các loại giấy tờ cần được hợp pháp hóa lãnh sự phải dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh và có thêm 1 bản photo để lưu trữ hồ sơ..
• Nếu gửi cũng như nhận kết quả thông qua đường bưu điện cần phải ghi rõ ràng, chính xác địa chỉ của người nhận.
• Nếu là người Hàn muốn hợp pháp hóa giấy tờ không cần thẻ ID hay hộ chiếu.

Bước 2: Đặt lịch với đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc

Kể từ tháng 5/2020 để nộp hồ sơ cho đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc mọi người cần đặt lịch hẹn online tại trang web https://vnembassy.setmore.com/bookappointment sau đó thực hiện theo quy trình sau:

• Chọn loại hình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Hàn Quốc cấp để sử dụng tại Việt Nam.
• Bạn tiếp tục chọn ngày và giờ sẽ nộp hồ sơ (Nếu ngày không làm việc hay không tiếp nhận sẽ hiện No Slots Available). Thêm một lưu ý nữa đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc chỉ tiếp nhận hồ sơ vào buổi sáng.
• Điền đầy đủ, chính xác các thông tin cá nhân và tờ khai.
• Nhận phiếu hẹn trực tuyến sẽ được gửi đến email và nhấn Book My Appointment

Đặt lịch với đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc

Bước 3: Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh

Tại Hàn Quốc có hai cách thực hiện dịch thuật công chứng đó là mang đến các phòng công chứng đã được cấp phép bởi bộ tư pháp Hàn Quốc. Hoặc làm trực tiếp tại bộ ngoại giao Hàn Quốc.

Văn phòng dịch thuật công chứng nằm ở tầng hai của bộ ngoại giao Hàn Quốc. Thời gian để hoàn thành khoảng 40 phút và bạn sẽ phải trả 25.000 Won cho một tài liệu dịch thuật công chứng.

Bước 4: Xin chứng nhận lãnh sự tại bộ ngoại giao Hàn Quốc

Tiếp theo bạn cần mang cả bản gốc và bản dịch công chứng lên tầng 6 điền vào tờ khai đã được để sẵn. Tiếp theo đến quầy 21 để mua 1 con tem với giá 500 Won và quay lại quầy 1 để rút số thứ tự nộp hồ sơ.

Để các cán bộ nhận dạng bạn cần xuất trình được thẻ đăng ký người nước ngoài (Alien Registration Card) và nhận phiếu hẹn. Sau khoảng 30 phút sẽ nhận được tài liệu chứng thực hồ sơ.

Bước 5: Xin hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam đặt tại Hàn Quốc

Đến đúng ngày đăng ký như đã đặt lịch ở bước 2 bạn hãy nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cùng với giấy hẹn cho đại sứ quán Việt Nam tại Hàn Quốc. Sau đó giấy tờ sẽ được chứng nhận là đã có thể sử dụng tại Việt Nam.

Xin hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam đặt tại Hàn Quốc

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc cho các loại giấy tờ của Việt Nam

Để hợp pháp hóa lãnh sự tại Hàn Quốc cho giấy tờ của Việt Nam cũng khá tương đồng với hợp pháp hóa tài liệu Hàn dùng tại Việt Nam. Với các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự cho các giấy tờ Việt Nam

Có rất nhiều loại giấy tờ Việt Nam được phép chứng nhận lãnh sự Hàn Quốc như giấy tờ chung, chứng nhận kinh nghiệm công ty Việt Nam cấp, chứng nhận kinh nghiệm công ty nước ngoài tại Việt Nam cấp, bằng cấp và chứng chỉ Việt. 

Mỗi trường hợp kể trên lại cần chuẩn bị số lượng tài liệu có sự khác biệt nhau. Nếu là người lần đầu tiên thực hiện hợp pháp hóa sẽ gặp phải rất nhiều những khó khăn nên tốt nhất mọi người nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc của Chúc Vinh Quý để tiết kiệm thời gian, tiền bạc.

Bước 2: Dịch thuật công chứng

Tại bước này mọi người có thể mang giấy tờ đến các phòng công chứng nhà nước để thực hiện. Nhưng nếu đã sử dụng dịch vụ của Chúc Vinh Quý sẽ được hỗ trợ dịch thuật công chứng ngay lập tức.

Bước 3: Xin dấu chứng nhận lãnh sự của cục lãnh sự hoặc sở ngoại vụ

Bạn cần điền thông tin vào tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự rồi gửi cùng với bản gốc, bản dịch thuật, bản photo đến cơ quan đến thẩm quyền để xin dấu chứng nhận:

• Sẽ nộp tại Cục lãnh sự – Bộ ngoại giao Việt Nam địa chỉ 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội nếu như giấy tờ được cấp tại các tỉnh tính từ Đà Nẵng ra Bắc. 
• Sẽ nộp tại Sở Ngoại vụ tại địa chỉ số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh nếu như giấy tờ được cấp tại các tỉnh tính từ Quảng Ngãi vào Nam.

Xin dấu chứng nhận lãnh sự của cục lãnh sự hoặc sở ngoại vụ

Bước 4: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại lãnh sự quán Hàn Quốc

Khi đã có được giấy chứng nhận lãnh sự mọi người cần mang hồ sơ để chứng nhận lãnh sự tại đại sứ quán Hàn Quốc. Địa chỉ SQ4 Ngoại Giao Đoàn, Đỗ Nhuận, Xuân Tảo, Bắc Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam. Thời gian tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa tại đại sứ quán Hàn Quốc trong giờ làm việc buổi sáng (Từ 9:00 đến 12:00) các ngày trong tuần trừ ngày nghỉ lễ. 

Hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc mất bao lâu là câu hỏi được rất nhiều người đặt ra. Thông thường thời gian xử lý sẽ là 1 ngày làm việc nếu là bằng cấp hay học bạ sẽ mất 2 ngày làm việc. Thời gian trả hồ sơ sẽ là thời gian làm việc buổi chiều (Từ 2:00 đến 4:00) trừ ngày lễ.

Những lưu ý bạn cần biết khi xin hợp pháp hóa lãnh sự 

- Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là 4$/bản.

- Thời gian thu hồ sơ: Buổi sáng từ 9h đến 12h các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu.

- Thời gian xử lý hồ sơ: trong vòng một ngày. Trường hợp xin xác nhận bằng cấp/học bạ sẽ kéo dài 2 ngày làm việc.

- Thời gian trả kết quả hồ sơ: Các ngày trong tuần từ thứ hai đến thứ sáu. Buổi chiều 14h đến 16h. Trường hợp trả kết quả Bằng cấp/Học bạ sẽ từ 15h đến 16h.

- Khi đi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, người đề nghị cần mang đầy đủ giấy tờ bản gốc và giấy photo, bản dịch đi kèm để đối chiếu. Trong trường hợp người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự không trực tiếp đi gửi hồ sơ mà nhờ người nộp hộ, người này bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân.

Thời gian thu hồ sơ

Thời gian xin dấu tím đại sứ quán Hàn Quốc

Thời gian xin dấu tím của đại sứ quán Hàn Quốc nhằm hợp pháp hóa nhanh hay chậm phụ thuộc vào loại giấy tờ mà đương đơn muốn xin. Đó chính là yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất đến thời gian.

Ví dụ như việc chuyển đổi bằng lái xe từ Việt Nam để sử dụng tại Hàn Quốc sẽ mất khoảng một tuần. Còn các loại giấy tờ khác quan trọng hơn có thể đương đơn phải chờ từ 2 đến 3 tuần.

Dấu tím của đại sứ Hàn Quốc cấp thường có hiệu lực trong vòng 3 tháng kể từ ngày cấp theo quy định của pháp luật. Sau khi hết kỳ hạn bạn cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ lại từ đầu.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc 

Để thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự Hàn Quốc cho giấy tờ bạn cần trả 4 loại phí sau đây:

• Phí dịch thuật công chứng 25.000 won/ tài liệu (Sẽ rẻ hơn rất nhiều khi thực hiện tại Chúc Vinh Quý).
• Phí tem chứng nhận: 500 won / tem.
• Phí chứng nhận lãnh sự mỗi bản một lần là 2$.
• Phí hợp pháp hóa tại đại sứ quán mỗi bản một lần là 10$.

Những điều bạn cần lưu ý khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc - Việt Nam

Khi làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ Hàn Quốc - Việt Nam đương đơn cần phải lưu ý những điều sau đây:

• Việc thu hồ sơ chỉ được hỗ trợ từ 9h - 12h từ thứ hai đến thứ sáu trừ những ngày nghỉ của đại sứ quán.
• Thời gian xử lý hồ sơ thường trong một ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ yêu cầu của đương đơn. Với trường hợp xác nhận bằng cấp sẽ mất khoảng 2 ngày làm việc.
• Hồ sơ thường sẽ trả vào các ngày làm việc từ 14h - 16h còn bằng cấp sẽ được trả từ 15h - 16h.

Đại sứ quán Hàn Quốc có thể chấp nhận trường hợp nộp hộ với các điều kiện sau:

• Người thực hiện nộp hộ hồ sơ phải có quan hệ nhân thân, cùng hộ khẩu với chủ hồ sơ. 
• Đem theo các căn cước công dân bản chính (Cả photo), bản photo sổ hộ khẩu (Hoặc giấy khai sinh hoặc giấy kết hôn) nếu không cung cấp đủ sẽ không được xác nhận.

Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự đại sứ quán Hàn Quốc tại Việt Nam 

Có nên thuê dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự ở ngoài?

Không phải ai cũng am hiểu về các quy trình thủ tục hành chính. Vì thế, bạn có thể sẽ tốn không ít thời gian, công sức và tiền bạc khi tự mình đi nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự. Đôi khi, hồ sơ của bạn còn không được duyệt vì giấy tờ không đúng hoặc thiếu. Tránh cho trường hợp này xảy ra, nếu không có nhiều kinh nghiệm thì bạn nên nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị hợp pháp hóa lãnh sự bên ngoài.

Các công ty này đã có nhiều kinh nghiệm lên xuống các cơ quan Nhà nước hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy nên đối với họ thủ tục này dễ như "ăn kẹo". Tỷ lệ hồ sơ được duyệt và hợp pháp hóa lãnh sự thành công cũng cao hơn so với bạn. Bên cạnh đó, khi có các vấn đề gì phát sinh bất ngờ xảy ra, các đơn vị dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bên ngoài cũng sẽ thay bạn giải quyết.

Dịch vụ xin tem tím cho học bạ cấp 3 ở đại sứ quán Hàn Quốc

Để biết thêm chi tiết, khách hàng có thể liên hệ với nhân viên tư vấn của Chúc Vinh Quý thông qua số Hotline hoặc đến trực tiếp văn phòng công ty tại:

Công ty TNHH Chúc Vinh Quý
ĐT: 0916187189 – 0969162538
Email: hopphaphoacvq@gmail.com
Địa chỉ: số 61 phố Nguyễn Ngọc Doãn, phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội