Theo quy định, các loại giấy tờ, tài liệu của người nước ngoài khi muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam cần phải được hợp pháp hóa bởi cơ quan có thẩm quyền chứng nhận. Dưới đây là các loại giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự được Chúc Vinh Quý tổng hợp chi tiết ở bài viết dưới.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ được quy định như thế nào
Tất cả các quy trình, thủ tục và các giấy tờ liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP. Theo đó, hợp pháp hóa giấy tờ được thực hiện bởi cơ quan thẩm quyền, từ việc chứng nhận chữ ký, con dấu, chức danh trên giấy tờ của nước ngoài để những giấy tờ, tài liệu này được công nhận hợp pháp và sử dụng tại Việt Nam.
Các thủ tục, quy định này được quy định tại:
- Nghị định 111/2011/NĐ-CP về hoạt động chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu.
- Quy định tại Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao: Có hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu.
Những loại giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự
Những giấy tờ, thủ tục hành chính tại Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh với các hồ sơ được cấp tại nước ngoài gồm có:
- Các thủ tục liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa, nguyên liệu từ nước ngoài vào Việt Nam.
- Đối tượng là người nước ngoài muốn nhận con nuôi tại Việt Nam.
- Đối tượng là người nước ngoài muốn đăng ký hộ tịch tại Việt Nam.
- Xin giấy phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Các giấy tờ, hồ sơ liên quan đến lý lịch tư pháp của người nước ngoài.
- Bằng cấp, chứng chỉ, tài liệu được cấp tại nước ngoài muốn được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
Yêu cầu đối với các giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
Các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự cần đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
- Những giấy tờ, tài liệu này đã được chứng nhận lãnh sự bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh đạo lãnh sự hoặc các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chứng nhận lãnh sự tại nước ngoài chứng nhận.
- Các con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của cơ quan cùng với người có thẩm quyền ở nước ngoài cần được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
- Những giấy tờ này phải đảm bảo không bị tẩy xóa, nếu chỉnh sửa thì phải được hiệu đính bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Những giấy tờ, văn bản được cấp bởi các cơ quan tổ chức cấp theo quy định của pháp luật như: văn bằng, chứng chỉ giáo dục, chứng nhận y tế, các thông tin về lý lịch tư pháp. Một số giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật hoặc mẫu con dấu, chữ ký và chức danh của cơ quan và người có thẩm quyền nước người cấp.
Bạn cần nắm rõ yêu cầu này để việc chuẩn bị giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự theo đúng quy trình. Như vậy sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức và nhận được kết quả nhanh nhất.
Các loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự
Nếu thuộc 1 trong 5 trường hợp dưới đây, thì những văn bản, giấy tờ đến từ nước ngoài sẽ không được cơ quan Việt Nam chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự:
Tài liệu, giấy tờ không hợp pháp hóa lãnh sự vì có tẩy xóa
Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục liên quan đến pháp lý, vì vậy đòi hỏi tính chuẩn xác 100%. Nếu giấy tờ của bạn có dấu vết của sự tẩy xóa, chỉnh sửa không tuân thủ với quy định của pháp luật Nhà nước Việt Nam, thì tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự. Để tránh trường hợp này, trước khi đến hợp pháp hóa, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên giấy tờ và tuyệt đối KHÔNG được tẩy hay xóa bất kỳ trong nội dung.
Tài liệu không được thẩm quyền vì có các chi tiết mâu thuẫn
Trường hợp thứ 2 giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự khi có sự mâu thuẫn giữa các chi tiết trong nội dung. Thông tin trong văn bản trước và sau không có sự đồng nhất với nhau. Điều này không đảm bảo được tính chính xác của tài liệu, đồng thời có thể dẫn đến các rắc rối, tranh chấp phiền hà sau này.
Vì vậy, cơ quan chức năng ở Việt Nam chắc chắn sẽ không chứng nhận cho bạn khi văn kiện mắc lỗi trên. Đây là lý do nên chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bên ngoài để nhờ họ hỗ trợ kiểm tra giấy tờ của bạn kỹ lưỡng trước khi đem đến cơ quan chức năng.
Giấy tờ có dấu, chữ ký không phải là bản gốc
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc, không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự. Bên cạnh đó, các loại chữ ký, con dấu được sao chụp dưới mọi hình thức đều không được xem là con dấu và chữ ký gốc. Vậy nên, khi mang giấy tờ đi hợp pháp hóa lãnh sự, bạn nên mang giấy tờ gốc để tránh bị từ chối chứng nhận.
Tài liệu giả mạo, chứng nhận sai thẩm quyền
Các văn kiện, tài liệu đã bị giả mạo hoặc chứng nhận sai thẩm quyền sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự. Đặc biệt, nếu cơ quan Nhà nước Việt Nam phát hiện được giấy tờ của bạn là giả mạo, bạn sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ tài liệu không được thẩm quyền vì gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam
Cuối cùng, những văn kiện, tài liệu có nội dung gây kích động chính trị, chiến tranh, bôi xấu hoặc lăng mạ Nhà nước Việt Nam, chắc chắn sẽ không được hợp pháp hóa lãnh sự. Tương tự như giấy tờ giả, nếu văn bản của bạn truyền đạt thông tin sai sự thật về Nhà nước Việt Nam, bạn cũng sẽ bị xử lý theo quy định.
Những tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Tuy rằng tất cả các giấy tờ nước ngoài khi muốn sử dụng ở Việt Nam đều phải chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, thế nhưng vẫn sẽ có một số trường hợp đặc biệt. Theo Nghị định giữa Việt Nam với các quốc gia khác, một số giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong các trường hợp sau đây:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Cần lưu ý gì khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ
Hiện nay, các công ty nước ngoài hoạt động tại Việt Nam ngày càng nhiều nên việc hợp pháp hóa lãnh sự rất cần thiết. Tuy nhiên bạn cần lưu ý một số yếu tố khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ đảm bảo đúng quy trình là:
- Những giấy tờ, tài liệu, văn kiện được hợp pháp hóa lãnh sự chỉ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh và không có nội dung và hình thức, định dạng của giấy tờ tài liệu này.
- Việc đề nghị hợp pháp hóa có thể ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ mà không cần có giấy ủy quyền.
- Hiện nay, có 3 cách nộp hồ sơ theo quy định là nộp hồ sơ, qua cơ qua ngoại vụ được ủy quyền hoặc gửi qua đường bưu điện đến Bộ Ngoại giao hoặc các Cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.
- Theo quy định, ngôn ngữ hợp pháp hóa lãnh sự đang sử dụng là tiếng Anh, tiếng Việt, tiếng Pháp hoặc ngôn ngữ chính thức của quốc gia nơi mà các giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng hợp pháp ( được quy định cụ thể tại Điều 2 Thông tư 01/2012/TT-BNG)
- Mức lệ phí khi thực hiện hợp pháp hóa được quy định đầy đủ tại Thông tư 157/2016/TT-BTC.
Quy định về giấy tờ nào phải hợp pháp hóa lãnh sự được thể hiện đầy đủ qua những thông tin trên giúp bạn nắm rõ khi chuẩn bị hồ sơ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức và thực hiện thủ tục một cách nhanh chóng, bài bản hơn. Bạn cũng có thể sử dụng dịch vụ tại Chúc Vinh Quý để được tư vấn cụ thể hơn.
