Chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
“Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
“Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Như vậy, có thể thấy rõ: chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự đều là việc thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; đều chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ. Tuy chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự có sự giống nhau như vậy nhưng điểm lưu ý đáng để phân biệt hai thủ tục này đó là:
- Chứng nhận lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của Việt Nam. Mục đích là để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
- Hợp pháp hóa lãnh sự là chứng nhận giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.
Có cần tư vấn chứng nhận lãnh sự không?
Tuy nhiên, việc chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu chứ không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ tài liệu. Điều đó rất dễ hiểu để lý giải cho trường hợp, nhiều bạn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ để đăng ký kết hôn ở nước ngoài, mặc dù các bước chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự không có sai sót nhưng giấy tờ đó thiếu sót về nội dung nên không được cơ quan nước ngoài chấp nhận và phải làm lại giấy tờ.
Tại sao cần phải chứng nhận lãnh sự?
Việc luật pháp Nhà nước Việt Nam đưa ra các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều có mục đích rõ ràng. Bởi khi người nước ngoài nhập cảnh và lưu trú tại Việt Nam đều phải có đầy đủ các giấy tờ hợp pháp.
Chứng nhận lãnh sự là một công đoạn quan trọng do cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng các chữ ký, con dấu, chức danh trên tài liệu. Người Việt Nam lưu trú ở nước ngoài thì cần có các con dấu trên tài liệu được chính cơ quan Nhà nước Việt Nam cấp thì mới được công nhận và lưu hành hợp pháp ở nước ngoài.
Quy định chung về chứng nhận lãnh sự tài liệu
Trong nội dung Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về những quy định về chứng nhận lãnh sự đã có nhắc đến các phần chính sau:
1/ Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu là Bộ Ngoại giao. Đồng thời, Bộ Ngoại giao có quyền ủy thác cho các cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ yêu cầu. Trong trường hợp chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán sẽ có trách nhiệm thực hiện chức năng này.
2/ Đối tượng có quyền gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự bao gồm tất cả các cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan. Giấy tờ, tài liệu xin chứng nhận lãnh sự có thể của mình hoặc người khác mà không cần phải có giấy ủy quyền. Những đối tượng này phải gửi hồ sơ trực tiếp đến các địa điểm tiếp nhận chứng nhận lãnh sự. Trường hợp không đến trực tiếp được thì có thể gửi qua đường bưu điện.
3/ Ngôn ngữ sử dụng cho giấy tờ xin chứng nhận lãnh sự là tiếng Việt và tiếng quốc gia đó, hoặc có thể thay thế bằng tiếng Anh hoặc Pháp.
Thủ tục chứng nhận lãnh sự hồ sơ, tài liệu
Quy trình thủ tục chứng nhận lãnh sự sẽ được tuân thủ theo từng bước cụ thể đã được quy định trong Nghị định 111/2012/NĐ-CP. Đầu tiên, người đề nghị chứng nhận lãnh sự cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Không có trường hợp nào được đặc cách giải quyết khi bạn chưa bổ sung đủ giấy tờ. Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ hoàn tất, bước kế tiếp là bạn gửi hồ sơ trực tiếp đến các cơ quan thụ lý để xét duyệt và chứng nhận lãnh sự. Nếu không thể đến trực tiếp được thì bạn có thể chọn giải pháp là gửi bằng đường bưu điện. Tuy nhiên, cách thức này sẽ kéo dài hơn tùy thuộc vào thời gian vận chuyển của bưu điện.
Sau khi gửi hồ sơ đi, bạn đợi phản hồi từ người tiếp nhận ở Bộ ngoại giao. Khi hồ sơ đã đúng và đủ, họ sẽ gửi bạn giấy báo hẹn thời gian nhận lại giấy tờ. Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, giấy tờ sẽ được trả ngược lại về để bạn bổ sung đầy đủ. Để khỏi cập rập khi làm thủ tục này, bạn có thể nhờ đến các dịch vụ chứng nhận lãnh sự tư nhân bên ngoài.
Những tài liệu, giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự
Theo quy định có một số tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, cụ thể như sau:
- Các loại giấy tờ hoặc tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự theo quy định về điều ước quốc tế giữa Việt Nam và các nước liên quan hoặc theo nguyên tắc hợp tác song phương.
- Loại giấy tờ, tài liệu được chuyển trực tiếp giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài bằng đường ngoại giao.
- Các giấy tờ, tài liệu được pháp luật Việt Nam miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Các giấy tờ, tài liệu mà pháp Luật Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu chứng nhận lãnh sự hoặc yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
Chứng nhận lãnh sự
Các giấy tờ, tài liệu bị cấm không được phép chứng nhận lãnh sự
Ngoài các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự thì vẫn còn một số loại giấy tờ bị cấm không được phép chứng nhận lãnh sự bao gồm như sau:
- Loại giấy tờ, hồ sơ có dấu hiệu tẩy xóa hoặc gạch bỏ sẽ không được phép chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh.
- Tất cả các loại tài liệu có chi tiết hoặc nội dung mâu thuẫn cũng không được phép chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ có chữ ký hoặc con dấu là bản sao cũng không được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Tài liệu hoặc giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc làm sai quy định của Pháp luật.
- Các loại tài liệu và giấy tờ có con dấu, chữ ký hoặc chứng nhận sai thẩm quyền hoặc của những cơ quan không đủ thẩm quyền.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi Chứng nhận lãnh sự
Chứng nhận lãnh sự là thủ tục quan trọng mà bất cứ ai có nhu cầu sử dụng giấy tờ được cấp tại Việt Nam khi ra nước ngoài. Lúc này bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm những giấy tờ sau đây:
- Tờ khai Chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định hoặc bản in online.
- Khi nộp trực tiếp, cần bản gốc của các giấy tờ tùy thân cần thiết như căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị tương đương thay thế. Khi nộp qua bưu điện, bản sao giấy tờ tùy thân.
- Giấy tờ hoặc tài liệu cần được Chứng nhận lãnh sự.
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu cần được Chứng nhận lãnh sự.
- Bản gốc và bản sao giấy tờ, tài liệu khi cần xác thực thông tin.
- Khi trả kết quả qua bưu điện, kèm theo phong bì ghi đầy đủ địa chỉ người nhận.
Các địa điểm nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự
Địa điểm nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam có 2 cơ quan tiếp nhận chính:
- Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao): 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh (Bộ Ngoại giao): số 184 Bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TPHCM. (số 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh)
Nếu không thể đến trực tiếp các địa điểm này, thì bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện.
Hoặc gửi trực tiếp tại các cơ quan có thẩm quyền đã được Bộ ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ ở địa phương mình.
Địa điểm nộp hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài là các Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.
Thời gian nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự
Thời gian nộp và nhận lại hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự là trong vòng 1 ngày, nếu như không có trục trặc nào xảy ra.
Đối với trường hợp số lượng tài liệu yêu cầu chứng nhận lãnh sự nhiều hơn 10 trang giấy A4, thời gian sẽ kéo dài trong vòng 5 ngày.
Tùy vào từng địa điểm xin chứng nhận lãnh sự mà thời gian cụ thể sẽ được thông báo trong giấy hẹn được người tiếp nhận gửi đến bạn.
Lệ phí nộp xin chứng nhận lãnh sự hồ sơ
Mức phí yêu cầu chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự được công khai và niêm yết tại các trụ sở Bộ ngoại giao.
Phí chứng nhận lãnh sự là 30,000đ/bản/lần.
Phí hợp pháp hóa lãnh sự là 30,000/bản/lần
Phí cấp bản sao từ bản chính là 5,000đ/lần/bản.
Tính theo tiền tệ Việt Nam.
Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Bản chụp giấy tờ, tài liệu mà người đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đã nộp.
3. Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc xác minh (nếu có) và các giấy tờ liên quan khác.
Chế độ lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
1. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Hồ sơ lưu trữ việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu quy định). Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được lập dưới hình thức giấy in và có thể quản lý bằng phần mềm trên máy tính.
3. Thời hạn lưu trữ:
a) Lưu trữ trong thời hạn 10 năm đối với Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh;
b) Lưu trữ trong thời hạn 03 năm đối với hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều này.
4. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm cung cấp bản chụp hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự khi được cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản để phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Việc đối chiếu bản chụp với bản chính được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự nơi đang lưu trữ hồ sơ hoặc tại Bộ Ngoại giao đối với giấy tờ, tài liệu lưu trữ tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu
1. Chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về tính xác thực, nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.
2. Thông báo kịp thời cho Bộ Ngoại giao mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền ký cấp, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu.
3. Phối hợp với Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công tác chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
4. Phối hợp với Bộ Ngoại giao trong việc xác minh giấy tờ phục vụ cho chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân liên quan
1. Cơ quan, tổ chức và cá nhân đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:
a) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về mục đích sử dụng các giấy tờ, tài liệu đó;
b) Cung cấp thông tin có liên quan cho cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
2. Cơ quan, tổ chức của Việt Nam khi tiếp nhận, sử dụng giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự có trách nhiệm:
a) Xem xét, đối chiếu với các quy định pháp luật và các giấy tờ khác có liên quan để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự trong giải quyết, xử lý các công việc thuộc phạm vi chức năng, quyền hạn của mình;
b) Chủ động phối hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xác minh về tính xác thực của giấy tờ, tài liệu của nước ngoài khi cần thiết.
Xử lý vi phạm
1. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, người có thẩm quyền thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc có hành vi làm trái các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
2. Cơ quan, tổ chức và cá nhân có hành vi làm trái với các quy định của Nghị định này thì tùy theo mức độ vi phạm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại, tố cáo
Việc khiếu nại, giải quyết khiếu nại, việc tố cáo, giải quyết tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật trong việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
Dịch vụ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Dịch thuật CVQ
Dịch vụ Hợp pháp hoá lãnh sự, Chứng nhận lãnh sự, chứng thực sứ quán là dịch vụ thuộc về Công ty TNHH Chúc Vinh Quý. Văn phòng đặt tại số 61 Nguyễn Ngọc Doãn, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội. Chúng tôi luôn chào mừng các bạn tới văn phòng để tư vấn hỗ trợ tài liệu và các yêu cầu Hợp pháp hoá lãnh sự. Với kinh nghiệm lâu năm, Chúng tôi có thể đưa ra tư vấn chính xác nhất cho hồ sơ của bạn và bạn hoàn toàn có thể tin tưởng sự tư vấn của chúng tôi. Hãy gọi cho chúng tôi nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào, chúng tôi luôn sẵn sàng giúp bạn.
- Tư vấn thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Tư vấn soạn hồ sơ, giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự
- Hỗ trợ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, hồ sơ theo ủy quyền
- Giải quyết những vướng mắc, phát sinh với các cơ quan Nhà nước
- Đảm bảo nhận kết quả theo đúng cam kết về thời gian
- Hỗ trợ các dịch vụ pháp lý khác phát sinh như đăng ký kết hôn với người nước ngoài, xin phiếu lý lịch tư pháp, thẻ tạm trú, giấy phép lao động…
Dịch vụ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại Dịch thuật CVQ
Đã có rất nhiều trường hợp khi làm các thủ tục hành chính có yếu tố nước ngoài mà các bạn bị trả hồ sơ, giấy tờ vì hồ sơ, giấy tờ ấy chưa thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự. Điều đó khiến các bạn hoang mang, lo lắng. Dịch thuật CVQ hi vọng với sự chia sẻ trên, chúng tôi có thể giúp các bạn hiểu rõ lý do vì sao hồ sơ của mình không được các cơ quan hành chính chấp nhận. Để khỏi phải lo lắng, các bạn hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ sớm nhất.
Quý khách hàng tại Hà Nội nếu còn thắc mắc về quy trình thực hiện của chúng tôi hoặc cần tư vấn về dịch vụ, xin đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi.
Liên hệ Văn phòng dịch thuật công chứng CVQ tại Hà Nội
- Địa chỉ: số 61 phố Nguyễn Ngọc Doãn, Phường Quang Trung, Quận Đống Đa, Hà Nội.
- Hotline: 0916.187.189 - 0969.162.538
- Email: hopphaphoacvq@gmail.com
