Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là thủ tục vô cùng phức tạp. Nó bao gồm nhiều trình tự và công đoạn rắc rối. Vì thế, trước khi chuẩn bị hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, bạn nên tìm hiểu tất tần tật các thông tin về hai thủ tục này. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tài liệu của bạn được duyệt nhanh chóng hơn.
Tìm hiểu hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Đầu tiên, để tìm hiểu các tổng hợp thông tin về hợp pháp hóa lãnh nên biết là gì thì bạn phải tự định nghĩa được hợp pháp hóa và khái niệm chứng nhận lãnh sự là gì?
- Hợp pháp hóa lãnh sự: Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP giải thích, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục mà cơ quan chức năng có thẩm quyền trực thuộc Nhà nước Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh hoặc chữ ký trên tài liệu, giấy tờ đến từ nước ngoài. Sau khi được chứng nhận, các văn bản này sẽ được công nhận về mặt pháp lý và có thể sử dụng cho các giao dịch ở Việt Nam.
- Chứng nhận lãnh sự: Ngược lại với hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự là thủ tục cơ quan đại diện Nhà nước Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh hoặc chữ ký trên tài liệu, giấy tờ của Việt Nam. Các văn bản trên sẽ được công nhận và sử dụng cho các giao dịch tại nước ngoài. Khái niệm này được nhắc đến tại khoản 1 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
Thủ tục làm việc hợp pháp hóa lãnh sự/Chứng nhận lãnh sự
Thủ tục làm việc hợp pháp hóa và chứng nhận lãnh sự được thực hiện tuân thủ theo nghị định 111/2011/NĐ-CP và thông tư 01/2012/TT-BNG. Thủ tục sẽ bao gồm việc người đề nghị chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và cơ quan chức năng thực hiện chứng nhận. Thời gian làm việc sẽ diễn ra trong vòng 1 ngày tính từ khi hồ sơ được duyệt hợp lệ. Nếu số lượng hồ sơ nhiều hơn 10 trang, thời gian sẽ kéo dài trong vòng 5 ngày. Trường hợp giấy tờ bị vướng mắc hoặc không hợp lệ, thời gian sẽ kéo dài hơn.
Nếu cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chức danh hoặc chữ ký trên giấy tờ, Bộ ngoại giao sẽ gửi văn bản đến các cơ quan thẩm quyền xác minh. Trong vòng 5 ngày làm việc, những cơ quan này có nhiệm vụ phải trả lời bằng văn bản đến Bộ ngoại giao. Sau đó, Bộ sẽ nhanh chóng giải quyết hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự của bạn. Cuối cùng sẽ có thông báo kết quả trong thời gian sớm nhất đến bạn.
Trình tự của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và quy trình thủ tục chứng nhận lãnh sự cụ thể từng bước sẽ được trình bày ở phần tiếp theo của bài viết này. Nếu như bạn nhờ đến sự hỗ trợ của các đơn vị ngoài cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, bạn sẽ không cần phải quan tâm đến trình tự này. Họ sẽ hỗ trợ cho bạn ở mọi khâu từ A đến Z.
Quy trình chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự bao gồm các bước sau:
Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
- Tờ khai chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Trong trường hợp gửi hồ sơ trực tiếp, cần đem theo bản gốc giấy tờ tùy thân (không cần công chứng hoặc chứng thực). Nếu bạn gửi hồ qua bằng đường bưu điện thì gửi kèm bản chụp các giấy tờ gốc này.
- Giấy tờ, văn bản hoặc tài liệu yêu cầu hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự. Lưu ý: bạn nên kèm theo bản dịch bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt các tài liệu này nếu trường hợp nó được viết bằng ngôn ngữ khác 2 thứ tiếng trên. Điều này hỗ trợ cho người tiếp nhận hồ sơ dễ dàng đọc hiểu và đối chiếu với bản gốc.
Gửi hồ sơ
Khi đã chuẩn bị hoàn tất các giấy tờ cần có khi muốn yêu cầu chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, bạn mang hồ sơ đến các cơ quan chức năng có thẩm quyền. Ở Việt Nam, bạn có thể đến Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ở Hà Nội hoặc các cơ quan địa phương được ủy quyền. Ở nước ngoài, bạn đến gửi hồ sơ tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Chờ đợi Bộ ngoại giao xem xét và phê duyệt
Khi tiếp nhận hồ sơ từ bạn, nhân viên làm việc tại Bộ ngoại giao sẽ nhanh chóng kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt giấy tờ của bạn. Trong vòng 24h, nếu không có trục trặc gì bạn sẽ nhận lại được giấy tờ đã được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Đối với số lượng hồ sơ trên 10 bộ, thời gian này sẽ kéo dài trong vòng 5 ngày.
Nhận lại hồ sơ đã được chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự
Người gửi hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự lên Bộ ngoại giao nhận kết quả trả về và đóng lệ phí theo lịch hẹn.
Lưu ý: Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Việt Nam đi nước ngoài và tài liệu nước ngoài về Việt Nam đều có trình tự tương tự nhau.
Những loại giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
Không phải tất cả các giấy tờ đều bắt buộc phải hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự. Một số văn bản sẽ được ưu tiên miễn thủ tục này dựa theo những nghị định được ký kết giữa Việt Nam và các nước khác. Những tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Trước khi tìm hiểu các loại giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, bạn có thể tìm đến các đơn vị tư nhân nhận làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Hà Nội để nhờ họ tư vấn. Nếu hồ sơ của bạn còn thiếu hoặc giấy tờ chưa hợp lệ, nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ bổ sung và sửa chữa giúp bạn.
Tài liệu, giấy tờ hợp lệ và không hợp lệ khi đi xin hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự
Những giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:
- Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;
- Chứng nhận y tế;
- Phiếu lý lịch tư pháp;
- Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Các loại giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:
- Tài liệu, giấy tờ không hợp pháp hóa lãnh sự vì có tẩy xóa.
- Tài liệu không được thẩm quyền vì có các chi tiết mâu thuẫn.
- Giấy tờ có dấu, chữ ký không phải là bản gốc.
- Tài liệu giả mạo, chứng nhận sai thẩm quyền.
- Giấy tờ tài liệu không được thẩm quyền vì gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.
Tham khảo chi phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự
Chi phí chính thức hợp pháp hóa lãnh sự được công bố sẽ là mức phí niêm yết công khai tại các cơ quan thẩm quyền. Người gửi hồ sơ yêu cầu chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự bắt buộc phải nộp cho Bộ ngoại giao mức phí này. Mức phí cụ thể được quy định trong thông tư 157/2016/TT-BTC:
- Chi phí chứng nhận lãnh sự/Hợp pháp hóa lãnh sự: 30,000đ/bản.
- Chi phí cấp bản sao từ bản chính: 5,000đ/bản.
Khu vực miền Bắc, bạn có thể đến đóng phí hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự tại Hà Nội. Ở miền Nam, Sở Ngoại vụ TPHCM sẽ là cơ quan chịu trách nhiệm chính thủ tục này.
Danh sách các đại sứ quán, lãnh sự quán tại Việt Nam
Danh sách tổng hợp các đại sứ quán nước ngoài tại Việt Nam được phân chia theo từng châu lục mà bạn có thể tham khảo:
1/ Châu Á (chèn bảng)
2/ Châu Âu
3/ Châu Mỹ
4/ Châu Phi
5/ Châu Đại Dương
Danh sách các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam tại nước ngoài
Bên cạnh các tổng lãnh sự quán tại Việt Nam của nước ngoài thì cũng sẽ có các đại sự quán Việt Nam đặt tại các nước trên thế giới. Dưới đây là tổng hợp danh sách đại sứ quán Việt Nam và nước ngoài chi tiết tại các châu lục:
1/ Châu Á
2/ Châu Âu
3/ Châu Mỹ
4/ Châu Phi
5/ Châu Đại Dương
Có nên chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự bên ngoài?
Không phải ai cũng hiểu rõ về quy trình và thủ tục hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự. Vì thế, nhiều khách hàng thường lựa chọn thuê các dịch vụ ngoài để họ hỗ trợ khi thực hiện các thủ tục này. Nó sẽ là giải pháp thông minh trong trường hợp bạn không có kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự. Tuy nhiên, nếu chọn nhầm đơn vị thiếu chuyên nghiệp hay không có uy tín trong lĩnh vực này, bạn sẽ dính vào nhiều rắc rối không đáng có. Đây chính là hai điểm lợi và bất lợi khi thuê dịch vụ chứng nhận lãnh sự bên ngoài.
Sự việc nào cũng có hai mặt của nó. Nếu chọn lựa được đơn vị uy tín, có nhiều năm hoạt động và giàu kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, thì các vấn đề của bạn liên quan đến thủ tục này sẽ được giải quyết trong vòng một nốt nhạc. Khách hàng sẽ không tốn nhiều công sức, chi phí và thời gian của mình. Ngược lại, nếu chọn phải công ty còn non kinh nghiệm, không có mối quan hệ rộng rãi với nhân viên ở Bộ ngoại giao, hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ gặp nhiều trục trặc. Thậm chí còn có thể "tiền mất tật mang". Lời khuyên cho bạn là chính là trước khi tin tưởng giao hồ sơ cho đơn vụ tư nhân hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự, bạn nên tìm hiểu hoặc tham khảo từ nhiều nguồn.
Lý do bạn nên chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự tại Chúc Vinh Quý
Chúc Vinh Quý tự hào luôn là sự lựa chọn hàng đầu của khách hàng khi có nhu cầu hợp pháp hóa hoặc chứng nhận lãnh sự. Chúng tôi sở hữu nhiều thế mạnh trong ngành dịch vụ. Đây cũng là các lý do khách hàng thường tin tưởng lựa chọn Chúc Vinh Quý. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi luôn nhiệt tình tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc của bạn về các vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý này. Chúc Vinh Quý luôn cập nhật nhanh nhất quy trình và thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự chính xác, hiệu quả.
Thời gian nhận và trao trả lại hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự ngay và luôn trong ngày khi khách hàng cần gấp. Tính từ thời điểm hồ sơ của bạn được Bộ ngoại giao chấp nhận hợp lệ. Chúng tôi luôn chủ động ở từng công đoạn. Nhanh chóng tìm ra hướng giải quyết cho bạn khi gặp các vấn đề phát sinh trong quá trình gửi hồ sơ lên Bộ ngoại giao. Đặc biệt, Chúc Vinh Quý còn nhận thực hiện xin giấy phép lao động, công văn nhập cảnh, gia hạn visa, làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài,...
Nếu như không nắm rõ các quy định về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự, thì bạn sẽ gặp không ít khó khăn khi tự mình làm. Vì vậy, để tiết kiệm tiền bạc, công sức và thời gian quý báu của mình, Chúc Vinh Quý khuyến khích bạn nhận sự hỗ trợ của chúng tôi. Mọi thông tin chi tiết, khách hàng có thể liên hệ HOTLINE: 0916187189
Hoặc đến trực tiếp văn phòng Chúc Vinh Quý tại số 6/12 Ngõ 5 - Phố Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội.
