Bạn có biết cách phân biệt giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự hay không? Hoặc bạn có hiểu rõ khái niệm thế nào là chứng nhận lãnh sự và những quy định liên quan đến thủ tục này? Tất tần tật các thông tin về thủ tục chứng nhận lãnh sự sẽ được cung cấp trong bài viết này.
Chứng nhận lãnh sự là gì?
Để có sự chuẩn bị đầy đủ về hồ sơ khi làm thủ tục này, chúng ta cần phải tìm hiểu về chứng nhận lãnh sự là gì? Ngược lại với hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam do cơ quan chức năng trong nước có thẩm quyền thực hiện. Giấy tờ, tài liệu đó sau khi chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam sẽ được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
Phân biệt chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự đều được chịu trách nhiệm thực hiện bởi cơ quan thẩm quyền Nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên, mục đích sử dụng của 2 thủ tục này hoàn toàn khác nhau. Do đó chúng cũng có giá trị về mặt pháp lý khác nhau. Làm thế nào để phân biệt giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự? Khi nào thì giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự? Lúc nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Không cần phải đi qua sâu vào phân tích thì mới phân biệt được hai thủ tục này. Hiểu một cách đơn giản hơn, nếu giấy tờ, tài liệu Việt Nam muốn được công nhận và sử dụng ở nước ngoài thì phải chứng nhận lãnh sự. Còn nếu giấy tờ từ nước ngoài về Việt Nam muốn sử dụng trong các giao dịch có liên quan đến pháp luật, thì nó phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước đó. Thực chất, chứng nhận hay hợp pháp hóa lãnh sự đều là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trong văn bản là chính xác. Chúng không bao gồm chứng nhận về nội dung hay hình thức của giấy tờ.
Có thể bạn quan tâm:
- Tổng hợp thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự mà chắc chắn bạn nên biết - Lý do nên chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bên ngoài
- Những tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự - Giấy tờ do cơ quan của nước ngoài cấp yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự
- Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu Việt Nam đi nước ngoài và tài liệu nước ngoài về Việt Nam
Quy định chung về chứng nhận lãnh sự tài liệu
Trong nội dung Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về những quy định về chứng nhận lãnh sự đã có nhắc đến các phần chính sau:
1/ Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu là Bộ Ngoại giao. Đồng thời, Bộ Ngoại giao có quyền ủy thác cho các cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ yêu cầu. Trong trường hợp chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán sẽ có trách nhiệm thực hiện chức năng này.
2/ Đối tượng có quyền gửi hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự bao gồm tất cả các cá nhân, tổ chức hoặc cơ quan. Giấy tờ, tài liệu xin chứng nhận lãnh sự có thể của mình hoặc người khác mà không cần phải có giấy ủy quyền. Những đối tượng này phải gửi hồ sơ trực tiếp đến các địa điểm tiếp nhận chứng nhận lãnh sự. Trường hợp không đến trực tiếp được thì có thể gửi qua đường bưu điện.
3/ Ngôn ngữ sử dụng cho giấy tờ xin chứng nhận lãnh sự là tiếng Việt và tiếng quốc gia đó, hoặc có thể thay thế bằng tiếng Anh hoặc Pháp.
Thủ tục chứng nhận lãnh sự hồ sơ, tài liệu
Quy trình thủ tục chứng nhận lãnh sự sẽ được tuân thủ theo từng bước cụ thể đã được quy định trong Nghị định 111/2012/NĐ-CP. Đầu tiên, người đề nghị chứng nhận lãnh sự cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Không có trường hợp nào được đặc cách giải quyết khi bạn chưa bổ sung đủ giấy tờ. Sau khi đã chuẩn bị hồ sơ hoàn tất, bước kế tiếp là bạn gửi hồ sơ trực tiếp đến các cơ quan thụ lý để xét duyệt và chứng nhận lãnh sự. Nếu không thể đến trực tiếp được thì bạn có thể chọn giải pháp là gửi bằng đường bưu điện. Tuy nhiên, cách thức này sẽ kéo dài hơn tùy thuộc vào thời gian vận chuyển của bưu điện.
Sau khi gửi hồ sơ đi, bạn đợi phản hồi từ người tiếp nhận ở Bộ ngoại giao. Khi hồ sơ đã đúng và đủ, họ sẽ gửi bạn giấy báo hẹn thời gian nhận lại giấy tờ. Trong trường hợp hồ sơ còn thiếu sót, giấy tờ sẽ được trả ngược lại về để bạn bổ sung đầy đủ. Để khỏi cập rập khi làm thủ tục này, bạn có thể nhờ đến các dịch vụ chứng nhận lãnh sự tư nhân bên ngoài.
Các loại giấy tờ, tài liệu xin chứng nhận lãnh sự
Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự sẽ bao gồm các giấy tờ chính sau:
- Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
- Nếu gửi hồ sơ trực tiếp thì cần mang theo bản chính chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân. Trường hợp gửi qua đường bưu điện thì cần gửi kèm bản chụp các giấy tờ này.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự.
- Bản chụp giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự
- Một phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện).
Những giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự bao gồm tất cả các tài liệu Việt Nam muốn sử dụng và công nhận ở nước ngoài. Trừ trường hợp giấy tờ đó được đặc cách miễn chứng nhận lãnh sự hoặc không được công nhận chứng nhận lãnh sự theo Nghị định. Trong đó có các giấy tờ, tài liệu thường được chứng nhận lãnh sự nhiều như giấy tờ tùy thân cá nhân, văn bằng, chứng chỉ hoặc bằng cấp chính quy, chứng nhận y tế,...
Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự
- Tài liệu, giấy tờ không hợp pháp hóa lãnh sự vì có tẩy xóa.
- Tài liệu không được thẩm quyền vì có các chi tiết mâu thuẫn.
- Giấy tờ có dấu, chữ ký không phải là bản gốc.
- Giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc được chứng nhận sai theo luật định.
- Tài liệu giả mạo, chứng nhận sai thẩm quyền.
Địa điểm, thời gian và lệ phí chứng nhận lãnh sự
- Địa điểm nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự là các trụ sở Bộ ngoại giao ở Việt Nam:
- Cục lãnh sự (Bộ ngoại giao) địa chỉ: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội.
- Sở Ngoại Vụ (Bộ ngoại giao) địa chỉ: Số 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1, TPHCM.
- Địa điểm xin chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài: Đại sự quán/Lãnh sự quán của Việt Nam đặt tại nước ngoài.
- Lệ phí xin chứng nhận lãnh sự sẽ do người gửi hồ sơ đề nghị chịu hoàn toàn. Mức phí được công bố chính thức và niêm yết tại các trụ sở. Chi phí chứng nhận lãnh sự là 30,000đ/bản/lần, chi phí cấp bản sao từ bản chính là 5,000đ/lần/bản. Nếu bạn gửi hồ sơ bằng đường bưu điện, bạn phải chịu thêm phí cước cho chiều đi và về của hồ sơ.
Thời gian nhận lại hồ sơ yêu cầu chứng nhận lãnh sự là 24 giờ. Trong trường hợp số lượng giấy tờ, tài liệu xin chứng nhận lãnh sự nhiều hơn 10 trang, thời gian sẽ kéo dài trong vòng 5 ngày.
Yêu cầu giấy tờ, tài liệu khi chứng nhận lãnh sự
Những yêu cầu chứng nhận lãnh sự mà bạn nên chú ý có liên quan đến giấy tờ, tài liệu:
- Bắt buộc phải là các giấy tờ, văn bản do Nhà nước Việt Nam cấp.
- Giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự phải được công chứng, chứng thực bởi các cơ quan Nhà nước Việt Nam như Quốc hội, chính phủ, tòa án, viện kiểm sát, Cơ quan trung ương Đảng Cộng Sản Việt Nam, cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương, các tổ chức đoàn hội của Việt Nam.
- Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan có thẩm quyền trên phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.
Lưu ý khi nộp hồ sơ chứng nhận lãnh sự
Những lưu ý khi nộp hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự:
- Khi cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự, nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu bạn xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan.
- Nếu gửi qua đường bưu điện, bạn sẽ được yêu cầu nộp kèm 1 bản chụp giấy tờ tài liệu này.
Ưu và nhược điểm khi thuê dịch vụ chứng nhận lãnh sự
Điểm lợi khi thuê dịch vụ chứng nhận lãnh sự bên ngoài cũng tương tự như khi làm hợp pháp hóa lãnh sự. Khuyết điểm duy nhất của dịch vụ này là bạn sẽ tốn thêm chi phí cho phần hỗ trợ của các đơn vị thuê ngoài. Mức phí này sẽ phụ thuộc từng quy định của công ty. Khuyết điểm chỉ có một những ưu điểm khi bạn lựa chọn dịch vụ ngoài lại khá nhiều. Một số có thể kể đến như:
- Tiết kiệm công sức, thời gian quý báu của bạn. Công việc và học tập của bạn không bị trì hoãn vì phải "chạy Đông chạy Tây" chuẩn bị hồ sơ.
- Tỷ lệ hồ sơ xét duyệt chứng nhận lãnh sự thành công cao: giấy tờ, tài liệu của bạn nếu đã được chuẩn bị đúng theo quy định sẽ được xét duyệt chứng nhận lãnh sự sớm và nhanh chóng. Bạn có thể nhận ngay và luôn trong ngày.
- Bạn không đau đầu vì thủ tục hành chính: Nhiều người thường nói đùa rằng thủ tục hành chính nghĩa là "hành là chính". Vì thế nếu không có sự kiên nhẫn, bạn sẽ dễ mất bình tĩnh và đau đầu khi tự mình đi làm. Đặc biệt là thủ tục rắc rối như xin chứng nhận lãnh sự giấy tờ. Vậy nên, để cho dịch vụ thuê ngoài nhận hỗ trợ, bạn sẽ không còn gặp phải các phiền toái không đáng.
Dịch vụ chứng nhận lãnh sự lấy nhanh tại Chúc Vinh Quý
Chúc Vinh Quý là công ty dịch vụ chứng nhận lãnh sự uy tín ở Hà Nội. Chúng tôi nhận hỗ trợ tất cả các giấy tờ xin chứng nhận lãnh sự để đi nước ngoài. Chúc Vinh Quý cam kết thời gian nhận lại hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự giấy tờ của bạn sẽ luôn ngay trong ngày. Nếu giấy tờ có số lượng nhiều thì sẽ được gói gọn trong vòng 5 ngày.
Để biết thêm chi tiết, khách hàng có thể liên hệ với nhân viên tư vấn của Chúc Vinh Quý thông qua số Hotline 0916187189.
Hoặc đến trực tiếp văn phòng công ty tại: Số 6/12 Ngõ 5 - Phố Láng Hạ - Phường Thành Công - Quận Ba Đình - Hà Nội
